URML IDF

Règlement intérieur de l'URML IDF

Article 01 - Règles de fonctionnement de l'Assemblée et du Bureau

1.1 CONVOCATION

L'assemblée se réunit sur convocation du Président.
L'assemblée se réunit également à la demande de la majorité absolue de ses membres. Cette demande doit être faite sur un ordre du jour commun et adressée au Président par lettre recommandée, celui-ci dispose alors d'un délai de huit jours pour convoquer les membres de l'assemblée de l'Union dans les formes et les délais ci-dessous.
L'assemblée est convoquée par le Président par lettre recommandée. Le délai de convocation ne saurait être inférieur à 15 jours. En cas de quorum insuffisant le délai d'une nouvelle convocation ne saurait être inférieur à six jours. La date de la deuxième convocation est fixée lors de la première convocation.
La convocation comporte la date, l'heure et le lieu de la séance ainsi que les questions inscrites à l'ordre du jour accompagnées des documents nécessaires à l'information.
En cas d'urgence la convocation peut être faite dans des délais inférieurs et dans des conditions différentes mais l'assemblée doit en début de séance se prononcer sur l'urgence et les conditions de convocation exceptionnelles.

 

1.2 ORDRE DU JOUR
L'ordre du jour est élaboré par le bureau de l'Union.
Tout membre de l'Union peut demander au Secrétaire Général l'inscription à l'ordre du jour d'un sujet au moins un mois avant l'assemblée.
Toute demande d'inscription à l'ordre du jour sur proposition du Président ou d'un Président de section ou d'au moins un cinquième des membres de l'assemblée est de droit.
Les demandes d'inscription supplémentaires à l'ordre du jour sont acceptées sur proposition du Président si l'assemblée en décide ainsi à la majorité des présents ou représentés.
Les questions inscrites à l'ordre du jour sont débattues dans l'ordre indiqué sur la convocation.
L'assemblée de l'Union sera convoquée pour l'établissement annuel du budget provisionnel et ses opérations de recettes et dépenses au plus tard le 31 mars de l'année.
L'assemblée devra se prononcer sur l'approbation des comptes au plus tard dans les six mois suivant la clôture de l'exercice.

 

1.3 DEBATS DE L'ASSEMBLEE

Le Président dirige les débats.
Les séances ne sont pas publiques.
Le Président peut inviter toute personne susceptible d'éclairer le débat.

 

1.4 VOTES

Les votes s'effectuent à main levée.
Si au moins un cinquième des membres de l'assemblée le demande, il a lieu à bulletin secret. Il est à bulletin secret chaque fois que le vote porte sur des personnes.
La majorité est calculée sur les suffrages exprimés (il n'est pas tenu compte des bulletins blancs ou nuls ni des abstentions ou refus de vote). La voix du Président est prépondérante en cas de partage des voix.
En cas d'égalité des voix lors d'un vote secret la proposition est rejetée.

 

1.5 PROCES VERBAUX DE SEANCES
Chaque séance fait l'objet d'un procès verbal rédigé par le Secrétaire Général aidé, le cas échéant , par le Secrétaire Général Adjoint, signé par le Président et conservé au siège de l'Union. Il comporte le relevé de toutes les décisions et votes pris par l'assemblée. Il mentionne les informations portées à la connaissance des membres de l'assemblée.
Les procès verbaux de séance sont approuvés par l'assemblée de l'Union à la majorité des membres présents ou représentés au début de la réunion suivante. Les réunions de bureau font l'objet également d'un procès verbal rédigé par le Secrétaire Général, signé par le Président et conservé au siège de l'Union.
Les procès verbaux des réunions du bureau et de l'assemblée peuvent être consultés sur demande au Président par tout membre de l'Union.

 

1.6 GROUPES
Au sein de l'assemblée, chaque membre à la liberté d'adhérer au groupe de son choix. Cette adhésion est facultative et tout élu a la possibilité de s'en retirer à tout moment. Chaque groupe désigne en son sein un Président. Chaque groupe auquel adhèrent au moins cinq élus de l'Union dispose des moyens matériels lui permettant d'assurer la coordination de ses membres, et la continuité avec ses mandants. Chaque année le financement des groupes sera déterminé par le budget prévisionnel.
L'effectif des groupes est fixé en début d'année civile, le budget annuel est réparti entre les groupes au prorata de leur importance numérique.

Toute dépense d'un groupe doit être justifiée et s'inscrire dans le cadre des missions des élus de l'Union.

Sont autorisées notamment :

1° Les dépenses de secrétariat en personnel et matériel, mobilier, fournitures et consommables, documentation et formation du personnel.
2 ° Les dépenses d'équipement en matériel d'informatique et de télé communication des élus.
D'une manière générale, les achats supérieurs à 16.000 F TTC doivent suivre les mêmes procédures que l'Union sur appels d'offres ou factures pro forma validés par le trésorier. Quel qu'en soient les destinataires, les matériels sont livrés à l'Union.
3° Relations avec les mandants :
Les opérations de communication doivent rester dans le cadre des missions d'information de l'Union.
4° La formation des élus d'un groupe.

S'il y a lieu, le groupe peut prendre en charge les frais de restauration ou de location de salles et la rémunération des experts.

Sont exclus notamment :

- les indemnités des élus par le groupe,
- les opérations de communication hors de la région Ile de France,
- les frais et honoraires juridiques.

Chaque Président de groupe s'engage sur l'honneur à respecter l'application des clauses ci-dessus.

Article 02 - Procurations

Tout membre de l'assemblée qui est empêché d'assister à une réunion de l'assemblée peut donner à un membre de son choix une procuration écrite. Un membre ne peut détenir qu'une procuration.
Une procuration n'est valable que pour une réunion de l'assemblée.
Les procurations sont transmises au Président de séance avant l'ouverture de l'assemblée.
A l'ouverture de la séance la présence des membres est constatée et le Président donne connaissance des procurations qui lui sont parvenues. Tout membre qui quitte l'assemblée en cours de réunion doit en informer le Secrétaire Général, il peut remettre une procuration écrite à un membre de son choix ; cette procuration doit être remise immédiatement au Président de séance.

Article 03 - Remboursements des frais et Indemnités

3.1 FRAIS
Les frais de déplacement des membres de l'Union sont remboursés dans les conditions suivantes :
- train : tarif 1ère classe avec réservation
- voiture : barème kilométrique forfaitaire soumis à l'assemblée chaque année, péages, taxis, parking sur justificatif.
Les frais de séjour : hôtellerie, restauration sont remboursés sur la base du forfait hôtellerie admis par le FAF de la profession médicale pour les séminaires de formation.

 

3.2 INDEMNITES DES MEMBRES DE L'UNION
Conformément à l'article 7 du décret du 14 décembre 1994, la perte d'activité liée à la participation à une réunion de l'assemblée , des sections, des commissions, à l'activité des bureaux de l'Union ainsi que des sections, de même que la participation des membres de l'Union à des délégations est indemnisée sur la base de 6C la séance.
Le versement de ces sommes est subordonné à l'émargement sur un document préparé à cet effet par les services administratifs sous la responsabilité du Secrétaire de séance et qui est transmis au Trésorier.
Une indemnité du même montant est attribuée en cas d'activité de représentation extérieure de l'Union ou des sections. Dans ce cas, l'élu concerné remplit une déclaration sur l'honneur déposée également auprès du Trésorier.

La durée d'une séance est de 3 heures maximum. Au delà de 3 heures consécutives, on considère qu'il s'agit d'une nouvelle séance qui ouvre droit à une nouvelle indemnisation.
Quelles que soient les circonstances, il ne peut toutefois être perçu plus de 18C pour une même journée.

Article 04 - Réunion de l'Assemblée et du Bureau

L'assemblée se réunit au moins 3 fois par an (article 11 du décret) Le bureau se réunit en tant que de besoin sur convocation de son Président ou à la demande d'au moins la moitié de ses membres.

Article 05 - Organisation des services, emplois permanents

Le bureau définit l'organisation des services, la nature et le nombre des emplois permanents dans les limites du budget prévisionnel. Il décide du choix et des modalités d'intervention des missions, qu'ils soient membres de l'assemblée ou pas.

Article 06 - Délégation aux membres du Bureau

L'assemblée peut donner délégation aux membres du bureau par un vote.

 

6.1 RÔLE DU PRESIDENT

Le Président de l'assemblée représente l'Union régionale en justice et dans tous les actes de la vie civile. Il nomme aux emplois mentionnés au 5ème alinéa de l'article 9 du décret du 14-12-93, après avis du bureau et signe les actes en rapport avec l'article 5 du règlement intérieur.
Il préside l'assemblée de l'Union et le bureau. Il représente l'Union dans ses rapports avec les autres institutions.
Il s'exprime en tant que Président de l'Union dans le strict domaine de compétence de l'Union.
Il présente chaque année à l'assemblée un rapport d'activité. 

 

6.2 RÔLE DU VICE-PRESIDENT

Il remplace le Président en cas d'absence et l'assiste dans ses fonctions ordinaires.

 

6.3 RÔLE DU TRESORIER ET DU TRESORIER ADJOINT

Le Trésorier perçoit les recettes et en établit le reçu
Il signe les chèques conformément aux décisions de l'assemblée ou du Président. Au delà d'un montant déterminé chaque année par l'assemblée, les chèques doivent comporter deux signatures.
Il prépare avec le bureau le budget prévisionnel et le cas échéant, un budget supplémentaire, qui sont soumis au vote de l'assemblée dans les conditions prévues à l'article 1 du règlement intérieur.
Il apporte tout concours réclamé par la commission de contrôle prévue à l'article 33 du décret du 14-12-93
Il effectue un rapport annuel lors de la séance de l'assemblée consacrée à l'approbation des comptes.

LE TRESORIER ADJOINT

Il remplace le Trésorier en cas d'absence et l'assiste dans ses fonctions ordinaires.

 

6.4 RÔLE DU SECRETAIRE GENERAL ET DU SECRETAIRE GENERAL ADJOINT

Le Secrétaire Général dirige le secrétariat, il assure la correspondance de l'Union. Il signe avec le Président les procès verbaux de séance ou de bureau.
Il rédige sur instruction du bureau, l'ordre du jour des assemblées de l'Union, conjointement avec le secrétaire adjoint.
Il établit les procès-verbaux des réunions de l'assemblée et du bureau.
Il coordonne le travail des diverses commissions techniques.

LE SECRETAIRE GENERAL ADJOINT

Il supplée au Secrétaire Général en son absence ou le représente à sa demande. Il assume conjointement avec le Secrétaire Général, les fonctions définies plus haut.

Article 07 - Règles de fonctionnement des Sections

Les règles de fonctionnement des sections sont définies par le règlement intérieur de chacune des 2 sections.

Article 08 - Echelons départementaux

L'assemblée peut désigner en son sein, en tenant compte dans la mesure du possible du résultat des suffrages recueillis dans le département, des délégués départementaux qui constituent les échelons départementaux de l'Union. Elle leur confie une mission précise strictement en rapport avec le département considéré. Tout délégué départemental doit exercer son activité de médecin dans le département considéré. Tout échelon départemental est composé d'un nombre égal de délégués généralistes et spécialistes.

Article 09 - Commissions

Le bureau propose à l'assemblée la mise en place de commissions permanentes ou temporaires chargées de faciliter le fonctionnement de l'Union ou d'examiner les questions qui relèvent des initiatives propres à l'Union. Elles ont un rôle de conseil et d'étude et sont présidées par un membre de l'Union désigné par le bureau.
La désignation des membres des commissions se fait sur la base de la représentation des divers groupes dans l'assemblée.

Article 10 - Commissions de contrôle

La commission de contrôle est composée de 5 membres. Ils sont élus par un scrutin de liste à la majorité des deux tiers.
La commission de contrôle transmet son rapport au plus tard 45 jours après l'arrêté des comptes annuels par le bureau.
Les membres de la commission de contrôle sont tenus au devoir de réserve jusqu'à la présentation des comptes à l'approbation de l'assemblée générale.